Om de instellingen of uitgenodigden van een activiteit te wijzigen of om de gastenlijst te beheren, ga je naar de beheerpagina van een activiteit.

Afhankelijk van het type activiteit, zie je nu een aantal secties:

Via dit gedeelte kan je alle praktische informatie wijzigen zoals beschrijving, datums, locatie... alsook prijs en voorkeuren voor inschrijvingen. Wijzig de gegevens en klik onderaan op de knop Opslaan.

Opmerking: als een activiteit afgesloten of afgelast is, is het mogelijk dat niet alle informatie meer gewijzigd kan worden.

De sectie Status spreekt voor zich. De huidige status wordt vermeld, bijvoorbeeld De activiteit is nog niet begonnen of De activiteit is afgelopen. In sommige gevallen wordt ook een aanbevolen actie vermeld.

Er zijn verschillende acties mogelijk, die zichtbaar zijn afhankelijk van het type en de status van de activiteit. Dit zijn de meest voorkomende acties:

Na het aanmaken van een activiteit is het soms handig om het resultaat te controleren. Ook als je niet zelf uitgenodigd bent voor de activiteit, kan je deze als beheerder altijd bekijken.

Uitgenodigden zijn contacten die uitgenodigd worden en zich kunnen inschrijven voor deze activiteit. Volgers kunnen zich niet inschrijven, maar zien de activiteit wel in hun agenda. Zowel uitgenodigden als volgers kunnen beiden de activiteit en de bijhorende verslagen en bijlagen raadplegen.

Je kan op elk moment uitgenodigden of volgers wijzigen. Op dat moment kan je kiezen of nieuwe uitgenodigden op de hoogte gebracht van de activiteit (via e-mail).

De gastenlijst houdt bij wie ingeschreven is, wie er niet kan bijzijn en wie nog niet gereageerd heeft. Meer informatie over de gastenlijst vind je hier.

Activiteit afsluiten

Als de activiteit voorbij is, kan je deze afsluiten om de prijs voor iedereen vast te leggen en om kostennota's te kunnen genereren. Meer informatie over activiteiten afsluiten vind je hier.

Activiteit verwijderen

Je kan een activiteit verwijderen via deze actie. Deze actie is permanent en kan dus ook niet ongedaan gemaakt worden door ons. Opgelet: als je al kostennota's gegenereerd hebt voor deze activiteit, dan zal je die eerst moeten verwijderen voordat je de activiteit zelf kan verwijderen.

Dit is een overzicht van alle verzonden e-mails rond deze activiteit, bijvoorbeeld de uitnodigingsmails, herinneringen of manuele updates. Je kan de statistieken en ontvangers van verzonden e-mails bekijken door op het oogje te klikken.

Bij een update stuur je een korte e-mail over de activiteit, bijvoorbeeld bij een dringende wijziging van locatie. Als de sms-module actief is voor jouw account, kan je ook een update via sms sturen.

Klik op  Update versturen... rechts en kies of je een e-mail of sms wil sturen.

Kies de ontvangers en klik op Versturen (in dit geval een e-mail).

Je hebt de mogelijkheid om de update naar aanwezigen, afwezigen en/of overige uitgenodigden te versturen.

Als je nieuwe contacten hebt toegevoegd sinds de uitnodigingsmail voor deze activiteit werd verzonden, dan kan het handig zijn om deze in 1 actie alsnog een e-mail te sturen.

Er zijn twee type documenten bij activiteiten: verslagen en bijlagen. Bijlagen worden weergegeven op de detailpagina van de activiteit en worden ook via e-mail meegestuurd. Je kan de zichtbaarheid van bijlagen zelf instellen, zodat je bepaalde documenten kan afschermen.

Indien er na of tijdens de activiteit een verslag werd opgemaakt, kan je verslag(en) toevoegen aan de activiteit. Alle uitgenodigden worden per e-mail ingelicht over het verslag en kunnen het verslag raadplegen via de detailpagina. Meer informatie over verslagen toevoegen vind je hier.