Om je contacten makkelijk doelgericht te bereiken, structureer je in Peepl contacten aan de hand van groepen en functies:

Deze structuur is wellicht al gekend in je vereniging. We raden aan om deze zo goed mogelijk over te nemen op Peepl.

Per groep kan je kiezen uit twee toegangsniveaus:

Van zodra iemand een functie heeft in minstens één groep met toegangsniveau Gebruiker, kan deze inloggen op Peepl.

Tip: Bekijk zeker onze video over het aanmaken van groepen en functies.

Groepen en functies zijn de kern van Peepl. Daarom is het erg belangrijk dat de groepen en functies goed en correct zijn ingesteld. Teken de structuur eventueel eerst op papier voor je de structuur gaat aanmaken in Peepl.

Nadat je een duidelijk beeld hebt op papier, kan je de groepen en functies in Peepl gaan aanmaken. Hiervoor gaan we: 

​

Als eerste stap ga je groepen en subgroepen gaan toevoegen. Hiervoor volg je de volgende stappen: 

1. Klik op de rode knop 'Beheer'.

2. Klik op 'Instellingen' in de menubalk.

3. Klik op 'CRM' in het menu en daarna op 'Groepen en functies'

4. Klik op 'Nieuwe groep' om een nieuwe groep aan te maken.

5. Maak de groep aan.

Geef de naam in van de groep.
​
Indien je een subgroep aanmaakt, selecteer dan de hoofdgroep bij 'subgroep van'.

Stel het toegangsniveau in. Zijn leden van deze groep gebruikers of contacten?
Indien een lid mag inloggen op het platform, kies dan voor 'Gebruiker'.
Indien het lid niet mag inloggen maar wel mailings, uitnodigingen en kostennota's mag ontvangen, kies dan voor 'Contact'. 

Indien de groep mag weergegeven worden in de ledenlijst op Peepl, plaats dan de schakelaar 'Groep weergeven in ledenlijst' op 'Ja'.
​
Indien de groep mag weergegeven worden in de ledenlijst op de website, plaats dan de schakelaar 'Groep weergeven in ledenlijst (op de website)' op 'Ja'.
​Opmerking: Deze optie is enkel beschikbaar bij de extra module 'Website'.

Indien de groep mag weergegeven worden op het scorebord, plaats dan de schakelaar 'Groep weergeven op scorebord' op 'Ja'.
​Opmerking: Deze optie is enkel beschikbaar bij de extra module 'Gamification'.

Indien de groep geheim is, plaats dan de schakelaar 'geheime groep' op 'Ja'. Bij een geheime groep wordt de groep en functie niet op het profiel vermeld. 

6. Klik op 'Opslaan om de wijzigingen te bewaren.

Tip: Druk op het plusteken bij de 'Acties' naast de groep om een subgroep aan te maken.

Opmerking: Je kan geen subgroep aanmaken bij (sub)groepen waar een functie gekoppeld is. 

7. Herhaal stap 4 tot en met 6  tot het gewenste resultaat is bereikt. 

​

Als alle groepen en subgroepen aangemaakt zijn en de rechten zijn ingesteld, dan kan je functies toevoegen. Hiervoor volg je de volgende stappen. 

1. Klik op de rode knop 'Beheer'.

2. Klik op 'Instellingen' in de menubalk.

3. Klik op 'CRM' in het menu en daarna op 'Groepen en functies'

4. Klik op 'Nieuwe functie' rechtsboven.

5. Geef de naam in van de functie en kies of de functie mag weergegeven in de ledenlijst in Peepl.

6. Klik op 'Opslaan' om de wijzigingen te bewaren.

7. Herhaal stap 4 tot en met 6  tot het gewenste resultaat is bereikt. 

​

Als laatste stap gaan we de groepen en functies gaan koppelen. Dit omdat een contact steeds een functie heeft in een bepaalde groep. Denk maar aan een speler in de groep 'U15' of de functie 'voorzitter' in de groep 'Bestuur'.  Om een groep en functie te koppelen, volgen we de volgende stappen: 

1. Klik op de rode knop 'Beheer'.

2. Klik op 'Instellingen' in de menubalk.

3. Klik op 'CRM' in het menu en daarna op 'Groepen en functies'

4. Klik op het plusteken naast de groep of functie.

Opmerking; Je kan enkel een groep op het laagste niveau koppelen met een functie.

5. Selecteer alle functies die voorkomen in de groep en klik op 'Koppelen'. OF Selecteer alle groepen waar de functie voorkomt en klik op 'Koppelen'.

6. Als alle functies gekoppeld zijn aan de groep, sluit dan het venster.

Opmerking: Je kan naast de groep zien hoeveel functies er gekoppeld zijn of naast de functie zie je hoeveel groepen er gekoppeld zijn.

​

Bewerken
Indien je de instellingen van een groep (zoals toegangsniveau) of de naam van de functie wil bewerken , dan klik je op het potloodje naast de groep of functie. 

Verwijderen
​Indien je een groep of functie wil verwijderen, klik je op het vuilbakje naast de groep of functie.
​Opmerking: Indien er een een functie gekoppeld is aan de groep, kan je de (sub)groep niet verwijderen. Verwijder eerst de koppeling.

Positie wijzigen
​Groepen en functies zijn de kern van Peepl. Ze worden vaak gebruikt en dus ook vaak weergegeven. De volgorde van groepen en functies zal ook van toepassing zijn bij het weergeven ervan.  Dit wil zeggen dat: Als bestuur bovenaan staat ingesteld bij de groepen en functies, deze groep bestuur ook bovenaan zal staan wanneer je bijvoorbeeld uitgenodigden moet selecteren bij een activiteit.
​

Indien je deze volgorde wenst te wijzigen bij groepen of functies, kan je gebruik maken van de pijltjes. 

​

4. Klik op de koppeling naast de groep of functie.

5. Verwijder de koppeling door op het vuilbakje te klikken naast de functie of groep en sluit het venster.

Opmerking: Je kan naast de groep zien hoeveel functies er gekoppeld zijn of naast de functie zie je hoeveel groepen er gekoppeld zijn.