Wat is de profielstructuur?
Op elk profiel vinden we dezelfde gegevens terug. Deze gegevens worden onderverdeeld in categorieën ("blokken") en elke categorie heeft profielvelden.
Je kan deze categorieën verplaatsen of aanpassen maar je kan ook zelf categorieën aanmaken. Er zijn een aantal standaardcategorieën die je niet kan wijzigen, zoals de persoonlijke gegevens. Je bepaalt op Peepl zelf welke gegevens je bijhoudt en voor wie deze zichtbaar zijn.
Contacten en Organisaties hebben verschillende gegevens en daarom ook een verschillende profielstructuur.
Om de profielstructuur te wijzigen, volg je volgende stappen:
Klik op de rode knop 'Beheer'.
Klik op 'Instellingen' in de menubalk.
Klik op 'CRM' in het menu en daarna op 'Contacten' om de profielstructuur te wijzigen van contacten of 'Organisaties' om de profielstructuur te wijzigen voor organisaties.
Klik op 'Profielstructuur'.
Tip: Bekijk zeker onze video over de profielstructuur
Categorie toevoegen
Een categorie is zo'n rood blok die je terugvindt op het profiel. Bij het toevoegen van de categorie kan je lees- en bewerkrechten instellen. Op deze manier heb je controle over welke informatie gebruikers kunnen bekijken of bewerken.
Na het aanmaken van de categorie dienen er velden toegevoegd worden. In deze velden zal er later informatie bewaard worden.
Om een categorie toe te voegen, volg je de volgende stappen:
1. Klik op 'nieuwe categorie' of klik op het potloodje bij een bestaande categorie.
2. Maak de categorie aan of wijzig de categorie en klik op 'Opslaan'
Geef de naam in van de categorie.
Kies de positie van de categorie. Verschijnt de categorie links, in het midden of rechts op het profiel?
Kies het type. Bij het standaardtype kan je elk veld 1 keer invullen. Bij het herhaalbaartype kan je de categorie verschillende keren invullen.
Voorbeeld: Bij de categorie 'blessures' met een herhaalbaartype kan je de categorie voor elke blessure invullen. Bij het uitklappen, krijg je meer info.
Stel de rechten in voor de gebruiker zelf. Mag de gebruiker deze categorie enkel bekijken, mag de gebruiker deze categorie ook bewerken of mag hij dit niet zien en niet bewerken?
Stel de zichtbaarheid in voor andere gebruikers. Wie mag deze categorie bekijken? Voorbeeld: Mag iedereen de categorie adresgegevens bekijken? Mogen enkel het bestuur en trainers de adresgegevens bekijken? Mogen enkel leden van het team de adresgegevens bekijken.
Stel de bewerkbaarheid in voor anderen. Wie mag deze categorie bewerken? Voorbeeld: Mag de categorie adresgegevens enkel bewerkt worden door de gebruiker? Mag het bestuur de adresgegevens aanpassen? Mag iedereen de adresgegevens aanpassen?
Opmerking: Administratoren en beheerders van 'Contacten' kunnen steeds alle categorieën bekijken en bewerken.
Keuzelijst toevoegen
Als tweede stap gaan we keuzelijsten gaan aanmaken om die later te selecteren bij het toevoegen van velden. Een meerkeuzelijst is een lijst met allemaal opties of mogelijkheden. Bij het toevoegen van een veld, kan je een keuzelijst selecteren.
Hierdoor zal er een keuzelijst verschijnen op het profiel waar het contact één of meerdere opties mag selecteren.
Om dit te doen, volg je de volgende stappen:
1. Klik op 'Keuzelijsten beheren' rechtsboven.
2. Klik op 'Nieuwe keuzelijst' rechtsboven.
3. Maak de nieuwe keuzelijst aan en klik op 'Opslaan'
Geef de naam in van de keuzelijst.
Geef een optie in en druk op Enter. Geef op deze manier alle opties in.
Klik daarna op 'Opslaan' onderaan
Tip: Indien je een erg lange keuzelijst wil aanmaken, kan je alle mogelijke opties in één keer ingeven door ze te scheiden door een komma. Druk daarna op Enter en klik op 'Opslaan'.
Gegevensvelden toevoegen
Als laatste stap gaan we velden gaan toevoegen aan de categorieën. In de velden zal later informatie bewaard worden. Na het aanmaken van velden en categorieën, kan je de gegevens importeren of aanvullen op het profiel.
Om velden toe te voegen, volg je de volgende stappen:
1. Klik op 'Nieuw veld' rechtsboven.
2. Maak het veld aan en klik op 'Opslaan'
Geef de naam in van het veld. Welke gegevens wil je precies bewaren?
Kies bij welke categorie het veld behoort.
Kies het type veld. Wat wil je precies bewaren?
Bovenstaande afbeelding bevat alle mogelijke type velden die je kan aanmaken.
Opmerking: Om een optie te bewaren, maak je eerst de keuzelijst aan.
Gegevensvelden bewerken en verwijderen
Klik op het potloodje naast het veld om het te bewerken of klik op het vuilbakje om het veld te verwijderen.
Bewerken Wijzig de naam van het veld, verplaats het veld door de categorie te wijzigen of verander het type veld. Klik op 'Opslaan' om de wijzigingen te bewaren.
VerwijderenBevestig je keuze door e klikken op 'Bevestigen'.
Opmerking: Indien er al gegevens bewaard worden in dit gegevensveld, zullen alle gegevens verwijderd worden na het verwijderen van het veld.
Categorie verwijderen
Indien je een categorie volledig wil verwijderen en dus ook de velden die tot de categorie behoren, dan dien je eerst de velden te verwijderen. Daarna kan je de categorie verwijderen.
Verwijder de gegevensvelden uit de categorie door te klikken op het vuilbakje naast de velden. Bevestig je keuze door te klikken op 'Bevestigen'.
Opmerking: Bij het verwijderen van velden, verwijder je ook alle gegevens die opgeslagen zijn in het veld.
Tip: Indien je de velden en gegevens niet wilt verwijderen, kan je de velden verplaatsen naar een andere categorie. Klik hiervoor op het vuilbakje naast de categorie en kies ervoor om de velden te verplaatsen naar een andere categorie.
Klik op het vuilbakje naast de categorie als de categorie leeg is en klik op 'Bevestigen'.
