Om contacten en organisaties toe te voegen heb je verschillende mogelijkheden: handmatig toevoegen, importeren via Excel of via een registratieformulier.
In dit artikel wordt er uitgelegd hoe je leden handmatig kan toevoegen.
Om een nieuw contact aan te maken, volg je deze stappen:
Klik op de rode knop 'Beheer'.
Klik op 'CRM' in het menu links. Klik daarna op Contacten' of 'Organisaties'.
3. Klik op "contact toevoegen +" of "organisatie toevoegen +".
4. Vul de (noodzakelijke) gegevens in.
Hier kan je de persoonlijke gegevens van de contacten invullen:
A. Voornaam en familienaam zijn verplicht in te vullen.
B. Peepl stelt automatisch de gebruikersnaam VoornaamFamilienaam voor. Je kan dit handmatig wijzigen indien gewenst. Een gebruikersnaam is verplicht.
Opmerking: Een gebruikersnaam moet uniek zijn.
C. De meeste communicatie met het contact verloopt via e-mail. Vul zelf dit e-mailadres in of motiveer je leden om dit zelf in te vullen.
D. Als er extra velden ingesteld staan, kan je deze gegevens hier ook al invullen.
Opmerking: Administrators kunnen extra velden instellen bij 'Profielstructuur'
E. Klik op het gele plusje om extra e-mailadressen of telefoonnummers in te geven.
Opmerkingen: Administrators kunnen extra adrestypes instellen waardoor het mogelijk wordt een extra adres in te geven.
F. Verwijder extra invulvelden door op de rode X te drukken.
G. Vink 'CC' aan indien alle mails ook wilt sturen naar dit e-mailadres.
Hier kan je de groepen en functies toekennen aan een contact en de periode bepalen waarin de persoon actief is/was in die functie. Een contact kan meerdere functies tegelijk uitoefenen. Ze kunnen elkaar dus overlappen in de tijd.
Opmerking: Indien een contact in minstens 1 groep zit met inlogrechten (aangeduid met ✓), kan hij inloggen op Peepl.
A. Klik op het plusteken om een functie toe te voegen.
B. Geeft de startdatum in van deze functie.
C. Geef een einddatum in (optioneel)
Voorbeeld: TEAMS > U19 , Speler van 01/09/2010 tot 30/06/2011. Indien nodig, klik op het gele plusteken om nog een functie toe te voegen.
E. Klik op opslaan om dit contact op te slaan.
Klik op opslaan & nieuw om meteen het volgende contact aan te maken.
Opmerking: als aan een contact geen groep toegekend werd, zal hij in de boomstructuur terechtkomen in de categorie Zonder groep. Die contacten zijn uitgesloten van Peepl tot het contact een (nieuwe) groep toegewezen krijgt. Als beheerder moet je er daarom naar streven dat die groep leeg blijft.