Een kost kan je gebruiken om gestructureerd een bedrag aan te rekenen aan een groep mensen. De prijs kan je laten variëren afhankelijk van de groep van het contact.
Het voordeel hierbij is dat je de kostennota's die worden aangemaakt door de kost, gestructureerd kan blijven opvolgen:
- Wie heeft al betaald ( alsook procentueel)
- Herinneringen versturen in bulk rond deze kost
- Personen die later zijn toegetreden tot de organisatie, alsnog dezelfde kost aanrekenen.
(Tip, het systeem laat je weten of er personen zijn die nog geen kostennota hebben ontvangen rondom de kost)
Kost toevoegen
1. Klik op de rode knop 'Beheer'.
2. Klik op 'Financiën' in het menu links en daarna op 'Kosten'.
3. Klik op 'Een kost toevoegen' in de rechterkolom.
4. Maak de kost aan.
Algemeen
Geef een beschrijving in voor de kost.
Indien je de kost direct wenst aan te rekenen, zonder te controleren, plaats de schakelaar 'Direct aanrekenen' op 'Ja'.
Indien je de gebruikers een e-mail wilt sturen met de bijhorende kostennota, plaats dan de schakelaar 'E-mail versturen met de kostennota' op 'Ja'.
Prijsbepaling: Je hebt de mogelijkheid om verschillende tarieven te bepalen, afhankelijk van de groep van de gebruiker.
Indien een gebruiker dus in meerdere groepen zit en er dus bijgevolg verschillende prijzen van toepassing zijn op deze persoon, dien je te bepalen welke prijs dan van toepassing is; de hoogste prijs of de laagste prijs.
Stel de prijs in. Indien er verschillende prijzen gehanteerd worden, klik dan op 'Geavanceerd: prijs verfijnen per groep' en stel de verschillende prijzen in.
Tip: Klik op het gele plusteken om een kost toe te voegen. Klik op het rode kruisje om een kost te verwijderen.
Tip: Klik op 'Volgende' om in te stellen voor wie de kost van toepassing is.
Aanrekenen
Stel in aan wie je de kost wenst aan te rekenen en aan wie niet en klik op 'Voltooien'.
Kost aanrekenen
Wanneer je een kost gaat toevoegen, kan je ervoor kiezen om niet meteen een kostennota op te maken en te versturen. Om een bestaande kost aan te rekenen bij iedereen waarvoor de kost is aangemaakt, volg je deze stappen:
1. Reken de kost aan voor alle gebruikers waarvoor de kost nog niet is aangerekend door te klikken op 'Deze kost aanrekenen'.
2. Geef de datum in.
Deze datum geldt als opmaakdatum van de kostennota.
Kies of je de contacten al dan niet een e-mail wenst te sturen met de kostennota en klik op 'Bevestigen'.
Opmerking: Indien je een datum selecteert in de toekomst. Dan zal de e-mail toch meteen verzonden worden met de kostennota.
OF
Klik op 'Aanrekenen' bij het contact waar je de kost individueel wenst aan te rekenen.
Geef de datum in en kies of je al dan niet een e-mail wenst te sturen met de kostennota. Klik daarna op 'Bevestigen'.
