Indien je vereniging uit een groot aantal leden bestaat, kan je een ledenlijst importeren aan de hand van Excel. Om dit te doen, volg je de volgende stappen:
Maak een Excel-bestand en verzamel je ledengegevens.
Importeer het Excel-bestand in Peepl.
Tip: Bekijk zeker onze video over het importeren van contacten.
Excel-bestand opstellen
Dit Excel-bestand dient volgens bepaalde regels aangemaakt te worden.
Daarom kan je bij het importeren gebruik maken van onze import templates. Een template is een voorbeeldbestand dat in de juiste structuur opgemaakt is. Hierbij hoef je dus enkel de gegevens van je leden aan te vullen.
Daarnaast is er ook bij elke template ook een bestand voorzien dat uitlegt wat er precies ingevuld moet worden.
Vekorte template
De kleine of korte template bevat de noodzakelijke kolommen om veelvoorkomende gegevens zoals adres, telefoonnummer en geboortedatum te importeren.
Volledige template
De volledige template bevat alle kolommen die je kan gebruiken bij het importeren van gegevens. Hierbij worden bijvoorbeeld ook gegevens bewaard over de huidige job of opleiding.
Opmerking: Gelieve de voorbeelddata te verwijderen voor het importeren van het bestand.
Opmerking: Lege kolommen mogen verwijderd worden. Hierbij zijn er enkele uitzonderingen. Deze uitzonderingen zijn enkel van toepassing op de volledige template en worden uitgelegd in het uitlegbestand.
Opmerking: Het Excel-bestand mag maximum 500 rijen of contacten bevatten. Indien je meer dan 500 contacten wenst te importeren, dien je het bestand op te splitsen. Bijvoorbeeld door gebruik te maken van twee bestanden, kan je dus 1000 contacten importeren.
Excel-bestand importeren
Om het Excel-bestand te importeren in Peepl, volg je de volgende stappen:
1. Klik op de rode knop 'Beheer'.
2. Klik op 'Instellingen' in de menubalk.
3. Klik op 'CRM' in de linkerkolom en daarna op 'Contacten' om de profielstructuur te wijzigen van contacten of 'Organisaties' om de profielstructuur te wijzigen voor organisaties.
4. Klik op 'Importeren'.
5. Klik op 'Bestand kiezen' om het Excel-bestand te selecteren op je computer.
Kies of je nieuwe gebruikers meteen een e-mail wenst te sturen waardoor ze hun wachtwoord kunnen kiezen en inloggen. Klik op 'Volgende'.
6. Link de kolommen in het Excelbestand met de velden in Peepl.
Selecteer voor elke kolom het correcte veld in de keuzelijst.
Opmerking: Elke type veld mag maar 1 keer voorkomen.Opmerking: De kolommen die je rechts ziet, zijn voorbeeldkolommen. Door deze voorbeelden, kan je de correcte kolommen linken.
Kies de structuur van de gebruikersnaam: JohnDoe, DoeJohn of jdoe en klik op 'Volgende'.
8. Kijk na of de invoer fouten bevat.
De invoer bevat geen fouten dus klik op 'Bevestigen'.
De invoer bevat nog fouten. Verbeter de fouten door op het potloodje te drukken en klik op 'Bevestigen'.
Opmerking: Je import wordt in de achtergrond verwerkt. Het zal dus even duren voor de leden geïmporteerd zullen zijn. Bekijk de status van de import om meer informatie te verkrijgen.
Import opvolgen
Na het importeren kan je de import opvolgen om na te gaan of alles succesvol verlopen is. Na het importeren, wordt je automatisch teruggestuurd naar het beginscherm (onderstaande afbeelding). Daar vind je de historiek terug van alle imports.
Als een import mislukt is, dien je na te gaan waar het precies misging. Dit kan aan de hand van het informatiesymbool naast het woord 'Mislukt'. Als je op dit symbool klikt, komt er wat meer informatie tevoorschijn.
Veel voorkomende fouten zijn:
Er wordt een contact dubbel vermeld in het bestand.
Er is geen naam en voornaam ingegeven bij een bepaalde rij.
De groep en functie is incorrect ingegeven.
Er zijn datums die niet kloppen. Voorbeeld: 00/00/0000 of 42/10/2017
Er wordt gewerkt met formules, gesplitste cellen of meerdere tabbladen.