Bij het importeren worden nieuwe leden of organisaties in Peepl geïmporteerd. Aan de hand van de functie 'bijwerken' kan je een hele boel gegevens aanpassen of wissen van verschillende gebruikers of organisaties. Dit kunnen we doen aan de hand van een Excel-bestand. Hiervoor gaan we:
Lijst exporteren vanuit Peepl met gebruikersnamen.
Excel-bestand aanvullen
Excel-bestand importeren in Peepl
Lijst exporteren
Om gemakkelijk en correct te werken ga je best een lijst exporteren vanuit Peepl met minimum de gebruikersnaam. Hoe je dit kan doen, lees je in onderstaand artikel:
Excel-bestand aanvullen
1. Maak een Excelbestand aan waarbij de eerste kolom de huidige gebruikersnamen met als titelkolom "Gebruikersnaam".
Tip: Indien je de gebruikersnamen exporteerde vanuit Peepl, zijn de gebruikersnamen en titelkolom al ingevuld.
2. Vul de rest van het bestand aan:
Vul de gegevens in die gewijzigd zijn.
Laat de cel leeg indien de bestaande gegevens niet gewijzigd moeten worden.
Typ #DELETE in de cellen waar de gegevens verwijderd moeten worden.
Opgelet: Alle gegevens die ingegeven worden dienen te voldoen aan bepaalde regels. Deze regels kan je terugvinden via het uitlegbestand van de importfile.
Excel-bestand importeren
Om het opgemaakte Excel-bestand te importeren in Peepl, volg je de volgende stappen:
1. Klik op de rode knop 'Beheer'.
2. Klik op 'Instellingen' in de menubalk.
3. Klik op 'CRM' in de linkerkolom en daarna op 'Contacten' om de contacten bij te werken of kies 'Organisaties' om de organisaties bij te werken.
4. Klik op 'Bijwerken'.
5. Klik op 'Bestand kiezen' om het bestand te selecteren op je computer. Klik daarna op 'Volgende'.
6. Bepaal voor elke kolom het type veld en klik op 'Volgende'.
Tip: Als je in je Excelbestand een titelrij toegevoegd hebt, zullen de meeste velden ingevuld zijn.Opmerking: Elke type veld mag maar 1 keer voorkomen.
7. Kijk na of de invoer fouten bevat.
De invoer bevat geen fouten dus klik op 'Bevestigen'.
De invoer bevat nog fouten. Verbeter de fouten door op het potloodje te drukken en klik op 'Bevestigen'.
Opmerking: Je import wordt in de achtergrond verwerkt. Bekijk de status van de import om te weten of de import voltooid is.
Import opvolgen
Na het importeren kan je de import opvolgen om na te gaan of alles succesvol verlopen is. Na het importeren, wordt je automatisch teruggestuurd naar het beginscherm (onderstaande afbeelding). Daar vind je de historiek terug van alle imports.
Als een import mislukt is, dien je na te gaan waar het precies misging. Dit kan aan de hand van het informatiesymbool naast het woord 'Mislukt'. Als je op dit symbool klikt, komt er wat meer informatie tevoorschijn.
Veel voorkomende fouten zijn:
Er wordt een contact dubbel vermeld in het bestand.
Er is geen naam en voornaam ingegeven bij een bepaalde rij.
De groep en functie is incorrect ingegeven.
Er zijn datums die niet kloppen. Voorbeeld: 00/00/0000 of 42/10/2017
Er wordt gewerkt met formules, gesplitste cellen of meerdere tabbladen.