Wat zijn de vereisten om een factuur of creditnota via Peppol te verzenden?
Het is belangrijk dat alle volgende zaken in orde zijn:
Peppol moet geactiveerd zijn op de Financiële Organisatie waarin je de factuur opmaakt. Dit impliceert ook dat ondersteuning voor btw ook actief moet zijn en het gebruikte btw-nummer door ons gevalideerd moet zijn.
Het facturatieadres moet over een Belgisch btw-nummer beschikken.
Er worden geen btw-codes gebruikt die alleen in grensoverschrijdende facturen mogen gebruikt worden (= MC, CM, VCMD, EX).
De ontvanger is geregistreerd op het Peppol-netwerk als ontvanger. Indien dat niet het geval is, zal Peepl een duidelijke melding tonen op de detailpagina van de factuur of creditnota.
Hoe verzend ik een factuur of creditnota via Peppol?
De eenvoudigste manier is om in te schakelen dat nieuwe facturen en creditnota's automatisch via Peppol mogen verzonden worden.
Wil je toch manueel verzenden, dan kan dit via de knop "Versturen via Peppol" op de detailpagina. Als deze knop niet verschijnt, kijk dan zeker de vereisten na hierboven.
⚠️ Belangrijk:
Peepl verzendt alle documenten steeds naar het "0208" Peppol-ID. Dit is de wettelijk verplichte identifier op basis van ondernemingsnummer.
Na het verzenden via Peppol kunnen facturen niet meer gewijzigd of verwijderd worden. Dit komt omdat je documenten die via Peppol verzonden zijn, niet meer kan tegenhouden of wijzigen. Je zal dus een creditnota en nieuwe factuur moeten opmaken om fouten te corrigeren.
Statussen
De volgende statussen zullen zeer vaak voorkomen, in volgorde:
In wachtrij
het document wordt door Peepl in de wachtrij gezet om aan te bieden op het Peppol netwerk. Dit geeft voldoende tijd om vb. een PDF-versie van de factuur te genereren.
Verzonden
het document is naar het Peppol-toegangspunt van Scrada verzonden en we hebben een uniek Peppol Document ID teruggekregen.
Klaar voor aflevering
het document is ontvangen door het toegangspunt en is klaar voor aflevering.
Afgeleverd
het document is afgeleverd bij de klant. Zij worden op de hoogte gesteld door de Peppol-compatibele software die ze gebruiken voor het ontvangen van documenten.
De doorlooptijd is doorgaans 10 tot 15 minuten.
In zeldzame gevallen zal je volgende statussen zien:
Fout
Fout: al verzonden
Fout: ontvanger niet op Peppol
In dit geval is er een technische storing of probleem met de verzonden factuur. Contacteer onze klantendienst op support@peepl.be om dit te melden.
Opvolgen van verzendingen
Je kan individuele facturen en creditnota's opvolgen via de detailpagina. Er is ook een volledig log beschikbaar met alle statussen over alle documenten heen.
Je bereikt deze lijst via de tabel met facturen of creditnota's (Beheer > Financiën > (naam Fin. Org. ) > Facturen), rechts bij "Acties".
Wachtrij
Hier staan alle facturen en creditnota's die in de status "In wachtrij" staan.
Indien er een fout optreedt het met verzenden van de factuur, zoals een incorrect IBAN-nummer, fouten in btw-rekeningen etc. dan zal de status op "Fout" staan. Je kan de verzending dan opnieuw proberen of afvinken als manueel afgehandeld via de knop Acties.
Elke 5 minuten zal de wachtrij automatisch verwerkt worden. Meestal is deze lijst dus leeg.
Status log
Deze pagina logt elke statuswijziging die we terugkrijgen van het Peppol-toegangspunt. Vanaf een document is afgeleverd, kan je het afgeleverde UBL-bestand downloaden via het icoontje naast het "Peppol document ID".
Kan ik opvolgen of mijn klant een factuur aanvaardt en weigert?
Neen, dat is helaas technisch niet mogelijk.
Het Peppol-netwerk heeft hiervoor wel bepaalde berichten (Invoice Response Messages) uitgewerkt en sommige tools implementeren deze knoppen, maar deze worden verzonden naar het Peppol-toegangspunt waar je als "ontvanger" geregistreerd bent.
Gezien Peepl geen aankoopfacturen ondersteunt, kunnen wij deze berichten dus niet ontvangen of verwerken.
💡 Klanten zijn trouwens verplicht om ook via de reguliere wijze contact op te nemen om een factuur te laten corrigeren (bijvoorbeeld via een creditnota).